Rédiger un mail en contexte professionnel - Fiche outil

Rédiger un mail professionnel demande de la clarté, de la concision et une certaine structure. 

1. Définir l’objet du mail

Titre clair et précis : L’objet du mail doit résumer en quelques mots le contenu ou l’objectif principal du message. Il est primordial car il permet de retrouver rapidement un mail.
Exemple : "Demande de rendez-vous pour discuter du projet X."

2. Commencer par une formule de salutation

Adressez-vous directement au destinataire en utilisant une formule adaptée au contexte :

• Si vous connaissez la personne : "Bonjour [Prénom]"
• Si le destinataire est inconnu : "Madame, Monsieur"

3. Rédiger une introduction

Expliquez brièvement pourquoi vous écrivez.
Exemple : "Je me permets de vous contacter au sujet de…"

Si nécessaire, rappelez le contexte ou vos relations antérieures.
Exemple : "Suite à notre échange lors de la réunion du [date], je souhaite…"

4. Développer le corps du message

• Structurez votre contenu : Utilisez des paragraphes courts pour chaque idée principale.
•  Soyez clair et direct : Évitez les longues phrases.
• Ajoutez des détails si nécessaire, mais restez concis.

5. Conclure le message

•  Résumez votre demande ou vos attentes.

Exemple : "Dans l’attente de votre retour, je reste à votre disposition pour toute information complémentaire."

•  Ajoutez une formule de politesse adaptée : "Cordialement",  "Bien à vous", "Sincères salutations".

6. Ajouter une signature professionnelle

Incluez vos informations de contact et, si nécessaire, votre titre et votre entreprise :

• Prénom Nom
• Poste, service (facultatif)
• Téléphone, mail.

7. Relire avant d’envoyer

•  Vérifiez l’orthographe et la grammaire.
•  Assurez-vous que le ton reste professionnel et courtois.
• Confirmez que les pièces jointes mentionnées sont bien incluses.